Assurer leur intégrité, traçabilité et pérennité
La gestion électronique des documents (GED) est une pratique courante dans les entreprises modernes. Cette pratique permet aux entreprises de stocker et de gérer tous leurs documents de manière électronique. La GED offre de nombreux avantages, notamment une meilleure efficacité, une réduction des coûts et une meilleure sécurité des données.
Spark Archives vous accompagne dans la gestion électronique de vos documents. Après le dépôt des documents, notre solution génère les vignettes, le calcul des empreinte et le journal approprié du cycle de vie de vos données.
L’intégrité, garantir l’authenticité de votre document électronique
La pièce ne doit avoir subi aucune altération depuis qu’elle est présente dans le système de gestion électronique. Cette garantie repose sur un mécanisme de prise et de vérification de l’empreinte du document électronique de manière régulière.
L’empreinte des documents électroniques est stockée sur plusieurs sources comme en base de données ou encore sur la preuve de dépôt.
La preuve de dépôt correspond à un document électronique au format PDF signé électroniquement contenant les différentes empreintes des documents électroniques versés.
L’empreinte est donc figée et permet de servir de référence pour garantir l’authenticité du document.
Traçabilité, suivi de l’ensemble des actions opérées sur les documents électroniques
La traçabilité est un aspect important de la gestion des documents, car elle permet de suivre l’ensemble des actions opérées sur les documents tout au long de leur cycle de vie. Que ce soit pour verser, consulter, modifier ou détruire des documents électroniques, chaque opération est enregistrée dans un journal de traçabilité pour assurer la transparence et la sécurité de la gestion documentaire.
Le journal de cycle de vie des archives est un outil précieux pour garantir la traçabilité des documents. Il permet de conserver une trace de chaque étape du processus, depuis la création du document jusqu’à sa destruction éventuelle. Cela inclut également les opérations de gestion des archives électroniques telles que le classement, l’archivage, le transfert et la récupération des documents.
Au quotidien, les utilisateurs de la gestion documentaire reçoivent un document électronique de suivi qui leur permet de suivre l’évolution des documents tout au long de leur cycle de vie. Ce document est chaîné avec les suivants, ce qui permet de reconstituer l’historique complet des opérations réalisées sur chaque document.
Pérennité, assurer la consultation des documents au format obsolète
Un document électronique ayant été archivé doit pouvoir être consulté dans le temps et ce sans avoir été détérioré. Spark Archives SAE intègre un moteur de conversion qui permet de convertir automatiquement vos documents en entrée vers un format plus pérenne comme le PDF/A. Il également possible de passer par le module de migration.
La pérennité des documents est un enjeu majeur de la gestion électronique des documents. C’est également cette pérennité qui rend l’archivage électronique plus pertinente vis-à-vis de l’archivage physique pouvant entrainer des pertes ou des détériorations de documents.
Pourquoi Spark Archives ?
Simple
Les processus sont automatisés, facilitant l’accès et le partage des documents électroniques.
Sécurité
Un SAE Spark Archives (TAE) certifié NF 461 et hébergé par des data-centers en France.
Continuité
Toutes les opérations sont tracées et le format des documents évolue avec le temps.
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