NF Z42-013:2020 – Révision de la norme d’archivage électronique

En France, la norme qui fait référence pour l’archivage électronique est identifiée sous le code NF Z42-013. Il s’agit d’un texte réalisé au sein de la commission de normalisation CN171 de l’Afnor dont Spark Archives est membre. La dernière version du texte normatif remontait à 2009. L’année 2020 est marquante pour cette norme puisqu’un nouveau texte a été  mis à disposition des organismes et entreprises en octobre 2020. La version de 2009 s’intitulait : « Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ». Le texte de 2020 change de périmètre et devient un recueil d’exigences et de recommandations por l’archivage électronique. La révision de 2020 précise bien l’objectif du nouveau texte et son titre devient : « Archivage Électronique – Recommandations et Exigences« .

Pour qui ?

Le nouveau texte s’adresse aussi bien aux sociétés et organismes qui souhaitent mettre en oeuvre un Système d’Archivage Electronique (SAE), qu’aux éditeurs de logiciels qui souhaitent développer un logiciel  d’archivage électronique comme aux tiers archiveurs qui souhaitent proposer un service d’archivage électronique. Enfin, il est également proposé comme base pour préciser les règles de l’art en 2020 dans le domaine de l’archivage électronique sur le territoire français et européen.  

Comment est-il structuré ?

Ce texte comporte des éxigences : « ce qui relève de ce qui doit être fait », mais également des recommandations en plus des exigences : « ce qui relève de ce qui peut être fait » .

Trois familles d’exigences et de recommandations construisent la norme:  

• « FCT » ==> 115 exigences liées aux fonctionalités d’un système d’archivage électronique accompagnées de 35 recomandations complémentaires.
• « ORG » ==> 121 exigences liées à l’organisation à mettre en place autour des services proposés par un Service d’Archivage (SA) accompagnées de 48 recommandations.
• « INF » ==> 39 exigences liées à l’infrastructure d’un SAE accompagnées de 12 recommandations du même type.

Une norme très complète

La révision 2020 constitue un texte très complet. Les sujets développés sur plus de 70 pages sont nombreux : 

• Politique d’archivage et organisation
• Documentation, qualité et sécurité
• Architectures
• Service support et évolution
• Production et conservation des éléments de preuve
• Versement
• Conservation
• Accessibilité, communication et élimination
• Interopérabilité
• Restitution
• Réversibilité

Une certification en cours de révision

Un des objectifs de cette révision est de constituer une nouveau référentiel de règles pour la certification des SAE qui existe actuellement sous la marque NF461 délivrée par Afnor Certification. A l’avenir, il faudra qu’un SAE certifié réponde aux 275 exigences normatives. Autant dire que la marche est plus haute. Les sociétés actuellement certifiées devront revoir en profondeur leur référentiel actuel. Pour les autres, il faudra acquérir la norme et travailler…

Le SIAF (ministère de la culutre) qui a largement participé aux travaux de révision, a pour objectif de s’appuyer sur ce nouveau référentiel de certification pour donner l’autorisation d’héberger des documents électroniques pour les organismes publics dès lors que ce référentiel remplacera celui qui est actuellement utilisé pour la certification NF461. En ce sens, le SIAF a mis en place un nouveau cadre juridique du Tiers Archivage pour les archives publiques. Il sera applicable à compter du 01/01/2021. 

Nous cochons les cases !

Spark Archives, en tant qu’éditeur de logiciel SAE, propose dès à présent sa nouvelle version de son logiciel qui est en mesure de vous permettre dès à présent de cocher les cases des nouvelles exigences fonctionnelles.

Le service de Tiers Archivage Electronique (TAE) proposé par Klee Group est également architecturé autour du référentiel NF461.

Christian DUBOURG
Dir. Pôle innovation et conformité 

Pour en savoir plus : 

Pour acquérir la nouvelle version de la norme, rendez-vous sur le site de l’AFNOR. La version 2009 est maintenant annulée au profit de la révision de 2020.