Archives
Les archives sont des dossiers et documents organisés et conservés pour consultation future, sous forme physique, électronique ou les deux simultanément. Elles sont soumises à diverses opérations comme le versement et la demande, tout en étant suivies, protégées et préservées pour garantir leur intégrité. Les archives sont toujours accompagnées de métadonnées et doivent être placées dans une catégorie de classement approuvée pour être incluses dans une solution d’archivage.
Confidentialité
La confidentialité est un système de contrôle d’accès aux dossiers qui permet de protéger l’intimité et la sécurité des utilisateurs en limitant la visualisation des informations.
Dossier/Article
Un dossier (ou article) dans notre outil est une collection de documents ou fichiers avec des métadonnées propres, comme la date de création, une description et un numéro d’identification unique. Différents types de dossiers prédéfinis existent dans Spark, avec des métadonnées prédéfinies par le logiciel. Un dossier peut également être protégé par un niveau de confidentialité et avoir une durée de conservation associée.
Dates (déclinaison des dates)
Une date marque le moment d’un événement dans le temps. Dans Spark, les dates servent à attribuer des informations aux objets d’archives, tels que les dossiers, documents, clients et opérations. On distingue les dates informatives et les dates de gestion qui influencent les fonctionnalités de l’application. Les dates peuvent être ajoutées manuellement ou calculées automatiquement. Par exemple, la date de fin d’un dossier ou client est utilisée pour déterminer sa durée de conservation selon la DUA.
DUA (Durée d’Utilité Administrative)
La DUA est la période légale pendant laquelle les archives peuvent être consultées par les services administratifs. Elle garantit leur accessibilité pour les besoins des activités administratives et détermine le moment où ils peuvent éventuellement être éliminés.
Fichiers
Les fichiers sont des unités de stockage d’informations numériques qui peuvent être téléchargées, converties et manipulées dans différents formats. Ils peuvent être corrompus, entraînant des erreurs lors de leur utilisation : Ce sont des entités contenant des données traitées par des applications informatiques.
Métadonnées
Les métadonnées sont des informations supplémentaires qui décrivent les données, facilitant leur gestion et leur utilisation. Elles fournissent des détails sur le contenu, le contexte et la structure des dossiers, documents, fichiers, référentiels ou opérations. Les métadonnées sont essentielles pour organiser, rechercher et interpréter les données : Ce sont des informations complémentaires qui améliorent la compréhension et la gestion des données.
Profils
Les profils permettent de regrouper un ensemble d’utilisateurs Spark Archives auquel sont associés les mêmes droits (accès aux informations, documents, opérations le cas échant), les mêmes types et contenus de notifications (intégrée, mail), les mêmes modalités d’indicateurs (écran, tableau de bord) et niveau d’accès.
Par exemple :
Code : heraklesFilsDeZeus
Libellé : Héraklès
Description : Héros de la Grèce antique
Profil Spark Archives : Super Administrateur
Niveau de profil : 1
Références/ Séquences
Les références ou séquences sont des identifiants uniques et non modifiables générés par l’application Spark Archives. Elles marquent chaque élément et garantissent un fonctionnement fluide de l’application. Elles facilitent la gestion et la traçabilité des données : Ce sont des identifiants indispensables pour une identification précise et irréversible des éléments.
Sort final
Le « sort final » désigne le traitement des archives à la fin de leur Durée d’Utilité Administrative (DUA). Cela peut impliquer leur élimination, leur conservation intégrale ou leur tri pour sélectionner les éléments à conserver : C’est la décision finale sur le devenir des archives.
Système d’Archivage Electronique
Un Système d’Archivage Electronique (SAE) est une infrastructure qui assure la conservation à long terme des archives électroniques. Il comprend un cadre organisationnel, des composantes techniques et des personnes dédiées à sa gestion : C’est une infrastructure pour la conservation des archives électroniques.