Conserver et sécuriser vos documents nativement numériques et vos documents numérisés.
L’archivage électronique sert à conserver principalement les documents nativement numériques, par opposition aux archives physiques.
Le but d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) est de conserver des documents numériques dans le temps, tel qu’ils ont été déposés et être en mesure de prouver qu’ils n’ont pas été altérés. Ainsi ces documents électroniques, en accord avec les réglementations existantes, seront recevables juridiquement et fiscalement. Par ailleurs, dans le cadre d’un archivage électronique, ces documents sont soumis aux mêmes durées de conservation légales que les documents papiers.
Spark Archives, votre solution d’archivage électronique (SAE) de confiance.
Notre solution met à disposition une plateforme d’archivage riche fonctionnellement en couvrant l’ensemble des processus archivistiques. L’indexation et la recherche des documents sont facilitées.
Notre solution d’archivage électronique se veut simple d’utilisation et adaptée à chaque organisation.
La récente révision de la norme NF Z42-013 permet à la partie électronique de prendre le virage attendu en terme de transformation digitale. La création des documents au moyen de la numérisation d’originaux, leur chiffrement et encore les prestations de numérisation fidèles ne font l’objet que de recommandations.
Quels sont les enjeux de l’archivage électronique pour les entreprises ?
L’archivage électronique est un enjeu majeur pour les entreprises qui doivent stocker et gérer un grand nombre de documents tout en garantissant leur sécurité et leur disponibilité. Les principaux enjeux sont les suivants :
La sécurité des documents électroniques
L’entreprise doit s’assurer que les documents archivés de manière électronique sont sécurisés contre les attaques informatiques, les pertes de données, les erreurs humaines et les accidents naturels.
La conformité de l’archivage
Les entreprises doivent se conformer aux réglementations et aux normes en vigueur en matière d’archivage électronique, notamment en ce qui concerne la durée de conservation des documents et leur format.
Le gain de productivité
L’archivage électronique permet d’améliorer la productivité en réduisant le temps nécessaire pour rechercher et récupérer des documents.
La gestion de l’espace de stockage
Les entreprises doivent gérer efficacement l’espace de stockage disponible pour éviter les coûts supplémentaires liés à l’achat de nouveaux disques durs ou de serveurs. L’archivage électronique des documents sur des serveurs de grandes capacités facilite cette gestion de l’espace disponible.
La gestion du cycle de vie des documents
L’entreprise doit s’assurer que les documents archivés sont conservés pendant la durée nécessaire et qu’ils sont éliminés de manière appropriée en fin de vie pour éviter les risques juridiques et financiers.
Pourquoi Spark Archives ?
Certification
Un SAE Spark Archives (TAE) certifié NF 461 et un hébergement HDS : pérennité et sécurité de vos documents.
Expertise
Un accompagnement à l’état de l’art dans votre gestion documentaire tout en respectant les règles archivistiques.
Intégration
Gestion des flux entrants et numérisation fidèle possibles, en adéquation avec vos besoins.
Le saviez-vous ? SAE vs GED
Pour les archives électroniques, Spark Archives avant de délivrer une preuve de dépôt signée, faisant foi, procède à un certains nombre d’opérations garantissant la pérennité de l’archivage électronique :
- Contrôle antivirus (ClamAV)
- Vérification du format de fichier (Apache Tika) et éventuellement conversion de format (ex Word vers PDF/A)
- Prise d’empreinte (SHA256 ou SHA512)
- Enregistrement sur deux datacenters distant.
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Archivage hybride
Conserver vos documents physiques et électroniques sur une seule solution.
Archivage Physique
Conserver et tracer les archives courantes, intermédiaires et définitives depuis un outil digital.
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