La gestion documentaire est le coeur de notre métier
La croissance exponentielle des sources d’information et le besoin de les partager nécessitent une parfaite gestion des données et/ou des documents.
Les documents doivent alors être conservés car engageants ou détruits car cela fait naître un vrac numérique au sein de votre organisation.
La promesse de la gouvernance
Nos experts vous accompagne pour mettre en place une gouvernance quotidienne permettant le contrôle, l’exploitation, l’optimisation, la protection et la sécurisation de vos documents archivés.
Cette gestion passe par la définition et l’application de vos politiques d’archivage qui peuvent également évoluer au cours du temps, tout comme vos autres référentiels (utilisateurs/services/filiales).
Un SAE doit vous permettre de définir ou implémenter un référentiel global qui assure cette gouvernance :
- Politique de gestion des flux métiers et applicatifs
- Politique de conservation : intégration des règles sur le versement, le classement, la conservation et la consultation
- Politique de destruction et de communicabilité
- Politique de sécurité : administration des droits d’accès, journalisation, authenticité et intégrité
- Politique de conversion et migration de formats
- Politique de stockage indépendante des solutions de stockage numérique et physique
Une plateforme unique pour vos archives
Vos politiques et référentiels sont variés et le plus souvent dispersés au sein de votre organisation sans être correctement synchronisés ou mis à jour. Il en va de même pour l’accès aux archives qui passe souvent par l’utilisation de plusieurs outils ou prestataires.
Et si vous accédiez à vos données via une seule entrée ?
Un SAE vous assure le dépôt pérenne et la consultation centralisée :
- Pour tous types de données et documents : applications métier, SAP, GED, éditique, numérisation, métadonnées, fichiers et données
- Pour tout type de stockage numérique ou physique grâce au pilotage :
– de magasins électroniques : chez vous ou via le mode SaaS proposé par Spark Archives
– de magasins physiques : internes ou externalisés chez des tiers archiveurs
Les meilleures pratiques archivistiques
Un SAE vous permet ainsi de traiter vos archives courantes, intermédiaires et historiques/définitives sous toutes leurs formes.
Le métier d’archiviste se transforme avec la gestion des archives électroniques, les circuits de communication et modes de versement des archives doivent évoluer avec la transformation digitale.
Nos solutions couvrent nativement l’ensemble des processus archivistiques (Versement, Consultation, Conservation, Gel, Sort Final) et offre la possibilité de piloter la logistique des différents centres d’archives.
Les modules fonctionnels sont adaptés au traitement des archives papiers et électroniques et vous permettent également une gestion simplifiée des métadonnées, des formulaires, des éditions répondant à vos processus internes.
Le mot d’ordre : la sécurité
Notre organisation intègre dans sa démarche éditeur un processus de sécurisation et d’amélioration permanente de ses solutions. La démarche d’intégration de la sécurité est basée sur un système de management de la sécurité autour du niveau 2 de l’ASVS de l’OWASP base des normes de la famille ISO 27034-X. Les cibles de sécurités sont définies sur la base de l’ASVS, mises en œuvre, vérifiées et améliorées dans une démarche PDCA.
Lorsque la solution est opérée, elle est conforme, à la NF Z 42-013, à l’ISO 27001, aux exigences du SIAF et à la certification d’hébergeur de données de santé (HDS).
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