Eldorado R1, quoi de neuf ?

1. Évolutions techniques 

Comme d’habitude, les releases de début d’année sont l’occasion de remettre à jour l’ensemble de la « stack technique » et ses composants afin d’être en phase avec l’état de l’art dans le domaine. 

En ce sens, on notera que les versions des principaux composants sont les suivantes :  

• Java : version 17 
• Primefaces 12.0 
• Serveur d’application Apache Tomcat : version 10.1.1 
• Moteur de recherche ElasticSearch : version 8.5.0 
• Moteur de files RabbitMQ : version 3.11.2 
• Base de données PostgrSQL : version 15.0 
• Base de données Oracle : version 19c 
• Conversion Aspose : version 22.7 
• Antivirus Clamav : version 0.105.1 
• Apache Tika 2.5.0 
• Honeywell CT 40, Android 11 
• Côté navigateur, on supporte toujours Chrome, Edge Chromium et Firefox 

Côté OS, de la nouveauté liée aux évolutions de la politique commerciale de RedHat. L’application est maintenant compatible Rocky Linux 8 et reste évidemment compatible avec Redhat Entreprise Linux en version RHEL 8.  
 

2. Evolutions fonctionnelles  

Les évolutions fonctionnelles sont axées sur cette release sur des besoins métiers : 

• Prise de contrôle / Subrogation 
• Profils, droits et notifications 
• Amélioration de la gestion des services et plan de classement 
• Navigation entre les documents et facilités associées aux documents visionnables  
• Affichage du mode mosaïque 
• Cloisonnement des journaux 
   

Prise de contrôle / Subrogation 

La prise de contrôle est un besoin issu du dernier club utilisateur ! 

La prise de contrôle permet à un utilisateur de se connecter à l’application avec la configuration d’un autre compte utilisateur.  

Lors de cette prise de contrôle il est alors possible de mener à bien les actions ci-dessous : 

1. S’assurer du périmètre d’accès aux archives d’un utilisateur 
2. Vérifier le paramétrage fonctionnel associé à un utilisateur / profil durant une session de paramétrage 
3. Mener des actions à la place d’un utilisateur absent 
4. Reproduire des cas d’erreurs 

Lors d’une prise de contrôle, l’utilisateur est averti du début et de la fin de la prise de contrôle.

L’ensemble de ces éléments sont tracées à la fois dans l’historique des opérations, l’audit trail et le journal du SAE. 
 

Profils, droits et notifications 

La gestion des droits et notifications a largement évoluée afin de gagner en simplicité et en productivité. 

On passe d’une vision des droits ou notifications pour un SEUL profil à une vision matricielle pour TOUS les profils. 

L’utilisateur habilité peut désormais effectuer des modifications unitaires et/ou en masse soit horizontalement pour tous les profils soit verticalement pour tous les droits applicatifs et notifications. 

L’export des droits et notifications s’effectue et est accessible dans la liste des exports et dans l’en-tête de l’application à l’instar de tous les exports. 

Dès lors qu’une session de paramétrage est ouverte, des modifications en masse à partir du fichier CSV peuvent être réalisées et importées dans l’application.   

En complément, un regroupement par « Topic » des droits et notifications a été mis en place afin de faciliter les tris. 
 

Amélioration de la gestion des services et plan de classement 

Affichage des services et plan de classement  

L’association des services sur une entrée du plan de classement ou l’association des entrées du plan de classement sur un service permet de définir le périmètre d’accès aux archives des utilisateurs attachés à ces services.

Dans les versions antérieures à la version Eldorado, l’association entre plan de classement et service pouvait s’effectuer uniquement de manière unitaire (ou par interface, API WS) et l’association des entrées du plan de classement à partir des services n’existait pas ! 

Depuis Eldorado, il est possible d’ajouter plusieurs services sur une entrée du plan de classement et à partir des services on peut ajouter plusieurs entrées du plan de classement.

Cela a été mis en place afin de faciliter la gestion et l’administration des périmètres d’accès par les utilisateurs habilités.

Mieux comprendre les services et leurs relations 

La gestion des services peut devenir complexe dans de grandes organisations et ce d’autant plus qu’il y a des réorganisations successives. 

Spark Archives gère nativement les relations hiérarchiques, chronologiques, transverses et d’association. De manière à faciliter l’utilisation et la compréhension des relations entre les services plusieurs améliorations ont été mises en place. 

Un écran dédié permet de lister l’ensemble des relations entre les services sans avoir besoin d’aller sur le détail de chaque service. 

Cet écran permet de lister les relations : 

• Relation hiérarchique 
• Relation transverse 
• Relation chronologique 
• Relation d’association de type Cloisonnement 

Cet affichage permet de trouver l’ensemble des chemins qui relie deux services entre eux.  

Du coup, si un service a dans son périmètre un service qui ne devrait pas l’être, il est possible de passer par cet écran afin de comprendre quelles sont les relations octroyant cet accès.
En complément, un écran dédié permet de visualiser les relations directes au service sélectionné ce qui donne une vision rapide et simple des services associés et leur type. 

Navigation entre les documents et facilités associées aux documents visionnables

La navifation entre les documents est un besoin issu du dernier club utilisateur !

La navigation entre les documents, les dossiers et/ou les documents électroniques visionnables permet de passer d’un document à un autre à partir du document consulté sans devoir revenir sur le résultat de recherche. Cette navigation s’effectue simplement à partir de flèches suivant / précédent. 

Cette possibilité a été étendue aux documents visionnables qu’ils soient de type bureautiques ou image d’ailleurs. A cet égard afin de toujours faciliter la vie de l’utilisateur, il est dorénavant possible de visualiser les métadonnées des dossiers et documents alors que l’on visionne le document. On peut également compléter la description des métadonnées si on a les droits applicatifs associés. Cet usage pourra, par exemple, être utilisé pour les clients qui ont un large fond iconographique et qui souhaiteraient décrire au fil de l’eau les différentes images en les visualisant.  

Cette nouvelle fonctionnalité amène un gain de temps pour les utilisateurs sur une recherche donnée et une meilleure visibilité des documents électroniques et de leurs descriptions associées. 

Affichage du mode mosaïque 

Aujourd’hui l’affichage des résultats de recherche de documents correspond à une liste de résultat avec différentes colonnes qui intègrent des métadonnées. 

Avec Eldorado, est proposé en complément un affichage en mode mosaïque qui permet d’afficher tous les documents sous une forme d’une mosaïque offrant ainsi une meilleure visibilité/lisibilité à ce type d’archive.  

Plutôt centré sur les images et leur représentation graphiques ce mode d’affichage est disponible pour toutes les archives.  

Deux autres améliorations ont été mises en place : 

• La présentation des métadonnées du dossier et du document a été revu. Dorénavant, un simple passage de la souris sur l’icône d’informations permet d’afficher/masquer celles-ci à l’écran. 
• Chaque document est éligible à des actions unitaires de manière à simplifier l’utilisation de l’écran sans avoir à naviguer.

La vue mosaïque a pour objectif de compléter les possibilités associées à la recherche et de notamment valoriser les fonds iconographiques qui sont souvent à l’honneur dans le domaine des archives historiques. 

Cloisonnement des journaux 

Le cloisonnement des journaux du SAE intervient dans le cas où l’application est soit mutualisée soit intègre des entités juridiques distinctes au sein d’un groupe par exemple. 

Dans ce cas, l’application à améliorer le fonctionnement du cloisonnement déjà mis en place depuis quelques années afin de l’associer à la gestion des services et avoir une meilleure visibilité côté administrateur fonctionnel. 

Bonus 

L’application intègre de nouveaux chemins de conversion vers les formats pérennes PDF/A-2a, 2b et 2u pour les formats bureautiques courants. Le modèle de métadonnées de plan de classement a été étendu et le tracker a bénéficié d’améliorations à la fois techniques avec la mise à jour de l’OS Android et ergonomiques. 

Enfin, comme pour chaque release, différentes anomalies correctives ont été embarquées. 

Quentin RIAC, Herwann PERRIN & Jérôme BESNARD 
Product Owner, Product Manager, R&D Manager