Une copie fidèle n’est pas une copie fiable.
Pour qu’une copie soit fiable il est indispensable de mettre en oeuvre tous les articles du décret d’application.
Vous devez en premier lieu mettre en place une procédure documentée pour créer des copies fidèles. Celle-ci doit être précise et de qualité. Elle doit :
- Décrire les différents types de documents que vous allez numériser. Pour chaque type de document, vous devez décrire :
• son format (A4, A5, A3, autre),
• s’il est noir et blanc ou comporte des couleurs et si vous allez le numériser en 1, 8, 24 bits par pixel,
• s’il comporte un fond de couleur ou des dégradés qui pourraient gêner la numérisation,
• s’il comporte des informations au recto et au verso ou si le verso est systématiquement sans information,
• s’il comporte des signatures manuscrites, … Vous devez également décrire le format des copies numériques que vous allez générer (PDF, TIFF, …) et spécifier le type de compression utilisé (CCITT G4, JPEG, …) ainsi que le niveau de perte de qualité liée à l’utilisation d’un facteur de compression éventuel.
- Décrire la réglementation et les durées de conservation. Il est indispensable de décrire les réglementations en vigueur pour la numérisation, la conservation et l’éventuelle destruction de l’original papier pour chaque type de document.
- Décrire le matériel utilisé pour numériser les documents. Si vous utilisez plusieurs types de scanners ou copieurs selon le type de document, vous devez décrire les caractéristiques des différents copieurs et bien spécifier pour quel type de document vous allez les utiliser.
- Décrire le processus de numérisation : Devez-vous préparer les documents avant de les numériser ? Ajoutez-vous des séparateurs pour permettre une césure de lot automatique ? Numérisez-vous les documents en lots ou unitairement ? Avez-vous un contrôle visuel pendant la numérisation ? En cas de bourrage, comment déterminez-vous le dernier document numérisé et comment reprenez-vous la numérisation du lot en cours ?
- Décrire les processus de contrôle : Comptez-vous les documents avant de les numériser et vérifiez-vous le nombre de documents numériques générés après numérisation afin de vérifier qu’il n’y a pas eu de perte pendant le processus de numérisation ? Contrôlez-vous les images des documents sous une forme échantillonnée ou vérifiez-vous toutes les images durant ou après la numérisation des lots ?
Norme NF Z42-026 et NF Z42-013 partie numérisation
Si vous souhaitez faire appel à un prestataire de numérisation plutôt que d’organiser vous-même ce processus, nous vous conseillons des prestataires qualifiés. La norme AFNOR NF Z42-026 a été publiée en 2017 afin de définir un cadre et des spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier. L’objectif de ce document est de fixer les règles de l’art pour permettre la mise en oeuvre et le contrôle de ces prestations.
La norme NF Z42-026 rédigée par la Commission de Normalisation CN171 de l’AFNOR a été publiée après la parution du nouvel article du code civil et de son décret d’application. De ce fait, elle prend en compte les nouvelles exigences règlementaires. Elle permet essentiellement aux prestataires de service de numérisation de proposer des prestations pour la création de copies fidèles. Elle encadre les relations entre l’opérateur de numérisation et le donneur d’ordre.
La nouvelle norme NF Z42-026 permet aux prestataires spécialisés dans la numérisation d’offrir leurs services même s’ils n’offrent pas le service de tiers-archivage. En dehors de cet usage, la nouvelle norme NF Z42-026 reste un guide de bonnes pratiques pour les prestations de numérisation.
À lire aussi dans le livre blanc « Numérisez pour supprimer les documents papiers » :
– Zéro papier – Cadre réglementaire en France
– Copies fiables
– Evolution du code civil – Article 1379 et son décret 2017
– La numérisation fidèle avec Scan2Spark
– …
Vous voulez en savoir plus sur la copie fiable ? Visionnez notre replay de la conférence avec notre partenaire Konica Minolta :
