Notre métier Traçabilité des documents

Une traçabilité fonctionnelle

La traçabilité dont il est ici question s’entend comme un historique complet des opérations menées sur les documents physiques ou électroniques. Dès lors qu’une opération archivistique est effectuée par un utilisateur dans le cadre d’une opération, celle-ci est tracée. 

Les données référencées correspondent à l’utilisateur, son service, l’opération en question, la date et l’heure de celle-ci et sont affichées sous la forme d’un historique ou timeline. Cet historique permet de connaître à tout moment la vie de l’archive et de consulter les opérations associées. 

Cet historique des opérations est paramétrable de manière à s’afficher selon les profils des utilisateurs. 

Une traçabilité technique

La mise en œuvre de l’audit-trail est proposée dans le cadre des archives papiers et intégrée dans le cadre de l’archivage électronique. Complément essentiel de la traçabilité fonctionnelle sur les opérations, l’audit trail s’inscrit comme le cerbère de l’application.

L’audit-trail propose un panel de différents critères qui permettent de filtrer les opérations système recensées dans l’application et de rechercher avec précision les renseignements voulus. La traçabilité fournie par l’audit-trail concerne toutes les opérations de création, mise à jour ou de suppression. Pour chaque opération, de nombreuses informations sont enregistrées : l’utilisateur, les types d’opération ainsi qu’un identifiant unique, la date à laquelle l’opération a été effectuée, ainsi que l’ensemble des informations modifiées par cette opération. Cette traçabilité permet de connaître à tout moment ce qui s’est passé dans le système et qui a réalisé cette opération.