Trois en un avec Spark Archives

Vous êtes nombreux à me demander pourquoi notre produit Spark Archives est plus intéressant que d’autres offres d’archivage électronique ou de coffre-fort numérique. Je pourrais vous donner de très nombreuses explications et vous pourriez me dire pour chacune d’elle que vous connaissez un produit qui en fait de même. Alors allons à l’essentiel.

Spark Archives propose dans un même produit des fonctions qui ne se trouvent pas dans un logiciel de gestion d’archivage électronique et qui ne se trouvent pas non plus dans un composant coffre fort numérique.

SAE 1+1 = 1

Avec Spark Archives, vous pouvez archiver des documents électroniques avec l’assurance et la certitude que toutes les fonctions d’un SAE combiné à un composant coffre-fort numérique sont présentes: 

• Versement électronique de documents par drag and drop, par import de masse, par scrutation de répertoires, par Api, par connecteurs CMIS ou autres connecteus,
• versement électronique de mails par scrutation imap,
• génération de copies fidèles en copies fiables avec horodatage qualifié eIDAS,
• contrôle des formats autorisés, extraction des métadonnées « dublin-core »,
• conversion en entrée avec conservation des formats d’origine,
• gestion des durées de conservation basée sur des durées de conservation dont la date de fin est calculée au versement ou suite à un évènement ultérieur,
• archivage sur de multiples environnements en Cloud privé et public selon les besoins,
• production d’attestations signées numériquement afin de sceller l’intégrité des documents versés,
• génération et archivage quotidien de journaux de cycle de vie et protection de l’intégrité des journaux par chaînage,
• gestion des typologies de documents et des jeux de métadonnées associés aux différentes typologies,
• indexation des métadonnées et des contenus des documents,
• recherche simple ou avancée intégrant un moteur de recherche NOSQL performant et scalable,
• visualisation des archives et téléchargement des éléments de preuve,
• export de masse, 
• gel et Gel sur Gel,
• restitution électronique,
• anonymisation des métadonnées pour répondre aux exigences du RGPD,
• élimination et gestion du sort final avec avis ou non,
• structure de réversibilité by design

Mais, me direz-vous, d’autres produits ou offres de services font la même chose aussi bien ! Il est vrai que ces fonctions vont déjà bien au delà du périmètre du coffre-fort numérique mais en quoi Spark Archives apporte-t-il du plus ?

Système d’archivage hybride : 1+1+1 = 1

En plus de pouvoir gérer des archives électroniques, Spark Archives offres aux services d’archives des fonctionnalités avancées de gestion des archives physiques. Il est ainsi possible dans le  même produit de gérer des documents électroniqes et des archives papiers. 

Plusieurs produits se disent également  « hybrides ou mixtes » car ils ont prévu une zone de métadonnées pour pouvoir stocker un emplacement physique d’une boîte d’archives ou d’un dossier papier déposé sur un rayonnage.

Spark Archives c’est beaucoup plus que ça. C’est également toute la gestion de la logistique autour des archives, des conteneurs, les mouvements :

• Gestion des entrées (versement + réintégration) et des demandes à partir de douchette,
• Workflow logistique de gestion des versements : statuer sur un versement, enlèvement du versement, ranger le versement
• Import des versements manuels ou automatisés
• Gestion et traitement des demandes (sortie provisoire et définitives de pièces, d’archives, de contenant) et import des demandes
• Gestion des prêts inter-entité,
• Gestion des insertions et des intégrations d’archives 
• Gestion des prévisions,
• Gestion des mouvements intra-centre et inter-centre,
• moteur d’édition des bordereaux et des étiquettes (recherche, fiche fantôme, fiche d’accompagnement, fiche de numérisation),
• Gestion des étiquettes en planche et/ou en flux
• Traitement de fonds pour les archives historiques.
• Tracker pour la gestion de la traçabilité et de la productivité à travers les missions de récolement, localisation, rangement, sortie, destruction

On n’oubliera pas de mentionner le pilotage des emplacements, les statistiques, la facturation des opérations archivistiques qui sont à la fois valable pour les archives papier et électroniques 

Résumons

Vous l’aurez compris, Spark Archives un un progiciel puissant de gestion des archives hybrides. Il propose des fonctionnalités avancées d’un SAE et d’un composant coffre-fort numérique mais il intègre également une véritable gestion de l’archivage hybride.

Que vous ayez  à archiver des mails, des documents bureautiques, des documents d’activités, des contrats, qu’il s’agisse de documents papiers et/ou électroniques, que vous ayez à gérer vos centre d’archives et/ ou des localisations externalisées, notre offre vous ouvre les portes à une vision centralisée ouverte et performante pour les archivistes comme pour les utilsateurs métiers. 

Pourquoi investir dans un SAE puis dans un composant coffre-fort puis dans un système de gestion des archives papiers quand vous pouvez vous offrir les 3 en 1.

Christian Dubourg et Herwann Perrin
Marketing produit et Product Manager Spark Archives