Spark Archives a depuis de longue date un module de mouvement pour les archives physiques et/ou les contenants. Par extension et pour compléter sa couverture fonctionnelle en accord avec les attentes règlementaires en la matière, une extension de ce module permet maintenant de gérer à la fois les mouvements des documents électroniques ainsi que la migration d’un magasin électronique complet.
Une exigence règlementaire NF Z 42-013:2020
Cette fonctionnalité fait écho aux attentes normatives liées à la nouvelle norme NF Z 42-013:2020 où de nombreux passages y font référence.
Dans les termes et définitions de la norme, on peut noter pour Migration de support : “opération qui consiste à transférer le contenu de certains supports vers d’autres, notamment afin d’anticiper l’obsolescence du support concerné”.
On peut également lire au chapitre 6 sur la Conservation : “§4 Les supports de conservation, les formats de fichiers ainsi que le SAE lui-même doivent être considérés par principe comme non pérennes. Afin d’assurer la pérennité de l’exploitation des archives électroniques lorsque leur durée de conservation est supérieure à la durée d’exploitabilité des technologies utilisées, il convient d’assurer une veille et de programmer des opérations de migration. Ces processus et fonctionnalités de migration sont traités dans le cadre de la conservation”.
Et puis bien entendu le chapitre 6.4.2 intitulé “Migration de supports” qui indique dans ses deux exigences principales :
“ORG-E-6.4.2-1 Exigence : Le SA doit planifier les campagnes de migration des supports dont il a la charge avant l’obsolescence de ces derniers.
ORG-E-6.4.2-2 Exigence : Lorsqu’une migration du composant de stockage sur lequel repose la conservation des archives électroniques est opérée, le SA doit mettre en oeuvre une procédure documentée de contrôle d’exhaustivité de la migration et d’intégrité de chaque fichier migré sur le nouveau composant de stockage afin de garantir qu’aucune corruption n’a été détectée. Un rapport faisant état du résultat de ces contrôles doit être conservé.
NOTE Les contrôles d’intégrité peuvent être réalisés unitairement ou par blocs (empreintes calculées sur un ensemble de fichiers).”
Les mouvements électroniques, une opération métier
Spark Archives a mis en oeuvre cette fonction a deux niveaux de manière simple. Le premier niveau est une déclinaison fonctionnelle qui permet à partir de la recherche de documents électroniques d’effectuer, un peu à l’instar des mouvements physiques, des déplacements de documents électroniques vers d’autres magasins électroniques.
Cette fonctionnalité a été pensée dès le départ pour gérer des volumétries conséquentes de documents électroniques dont les volumes ne font que s’accroitre au fil des années. Le déplacement s’effectue de manière asynchrone sans que cela puisse avoir d’impacts fonctionnels pour les utilisateurs du SAE. La granularité de la recherche et de la sélection a été prise en compte et s’appuie sur le moteur de recherche Elastic Search pour proposer une expérience utilisateur uniforme aux autres modules de recherche de l’application intégrant notamment une barre d’expression, de la recherche plein texte, une recherche avancée, des facettes graphiques.
La migration des magasin électroniques, une opération technique
Cette opération de mouvements électroniques peut s’effectuer à l’échelle d’un magasin électronique complet sur le même principe de manière aussi simple que dans le cas des mouvements électroniques.
Dans ce cas, on prendra également en compte à la fois les documents électroniques mais également les contenus numériques qui correspond aux éléments de preuves associés aux différentes opérations archivistiques (preuve de versement, de numérisation, de mouvement, de destruction, de restitution) ainsi que les pièces jointes pouvant être associées aux archives papier et opérations archivistiques.
Contrôles d’intégrité des données, signature électronique et journalisation au rendez-vous
Cette opération de mouvement et/ou de migration passe par un workflow intégré qui réalise à l’issu de chaque mouvement électronique un ensemble de vérifications sur les éléments migrés dans le nouveau magasin électronique afin notamment de s’assurer de l’intégrité des données.
En effet, des contrôles de cohérence sont automatiquement lancés et associés au mouvement électronique de manière à vérifier l’intégrité des éléments migrés.
De plus, chaque mouvement fait l’objet d’une preuve de mouvement qui est signée électroniquement.(1)
Chaque mouvement est tracé dans le journal de cycle de vie des archives du SAE afin d’assurer la continuité de la chaîne de traçabilité.
(1). On notera que l’on peut évidemment intégrer de l’horodatage externe en faisant appel à un jeton RFC 3161.
Herwann PERRIN
Responsable Produit Spark Archives