Cuzco, quoi de neuf ?

Avec un peu de retard, la Release note de la version Cuzco qui intègre à la fois les notes de la « Release » du 1er janvier 2021 mais également celle de la Release du 30/06/2021. 
Donc, un ensemble riche de nouveautés tant techniques que fonctionnelles. 

​Evolutions fonctionnelles

Lors de la dernière journée utilisateurs, de nombreux clients sont revenus vers nous avec des problématiques diverses et variées relatives à la manipulation des données dans l’application. 

Mouvements électroniques 

À l’instar des mouvements physiques, les mouvements électroniques permettent de migrer un magasin électronique entier avec tous ses contenus vers un autre magasin électronique et/ou de déplacer des documents électroniques vers un magasin. Il s’agit d’une facilité offerte pour traiter de grosses volumétries de fichiers électroniques tout en se mettant en conformité avec les attendus de la norme NF Z 42-013 :2020.  

Le blog en parle déjà : Les mouvements électroniques et la migration des magasins électroniques | Spark Archives (spark-archives.com)  

Tracker, sous Android 

Vous utilisez le tracker, ce terminal mobile renforcé qui a vocation à faciliter la productivité et la traçabilité des opérations logistiques effectuées. Vous serez content d’apprendre que le tracker s’est offert une nouvelle jeunesse et est disponible sous Android avec plus de fluidité, de modernité et de simplicité dans la manipulation logistique. 

Export en masse 

C’est fait, les retours du club utilisateur ont été entendus.  

Dorénavant, tous les exports de liste de résultats sans limites de résultat sont exportables de manière asynchrone et accessible individuellement. 

Import de versement, connecteur INGEST et suivi des interfaces 

L’import de versement de par la multitude de fonctions et d’options qu’il permet est parfois vu comme complexe. Nous avons entendu ces retours et l’amélioration de la fonction avec une saisie simplifiée sous Excel permet de gagner un temps certain tout en proposant une automatisation des états associés à la création des imports de versement.

De manière similaire, le connecteur générique INGEST pour les archives électroniques a été étendu aux archives papier et intègre également les options d’automatisation des états. En outre, il bénéficie d’un suivi personnalisé avec gestion des erreurs de manière à ce que vous puissiez mieux suivre les flux entrants 

On notera également que la configuration du connecteur INGEST et des jobs associés sont désormais duplicable directement et fonctionnellement dans l’application à chaud sans nécessité de redéploiement de l’application. 

Demandes de dérogation 

La demande de dérogation a été intégrée dans l’application de manière à permettre à des utilisateurs qui n’ont pas accès à des archives qui sont en dehors de leur périmètre d’accès d’effectuer une demande de dérogation sur ces archives. 

La demande de dérogation s’applique à la fois aux archives papier (sortie provisoire de documents ou de pièces) et aux archives électroniques (visualisation et téléchargement).  

Dès lorsqu’une demande de dérogation a été effectuée, celle-ci doit faire l’objet d’une revue par un valideur qui peut être le service d’archives ou le service producteur et faire l’objet d’une acceptation/refus motivé de manière à autoriser la consultation des archives papier et/ou électroniques selon les cas de figure. 

Plan de classement : extraction du contenu, filigranes et téléchargement des documents électroniques 

Des options en lien avec le plan de classement permettent notamment d’extraire le contenu des documents électroniques en fonction de certaines branches du plan de classement.

La mise en place de filigrane a également été étendue aux différentes branches du plan de classement permettant une personnalisation accrue de celui-ci.  

Enfin, il est désormais possible de restreindre la possibilité de téléchargement des documents électroniques en fonction de la branche du plan de classement dans laquelle ils se trouvent. 

Horodatage EIDAS 

L’horodatage avec des jetons RFC 3161 est désormais activable directement dans l’application pour les opérations archivistiques suivantes : versement, journal du cycle de vie des archives ou journal de preuves, demandes de numérisation, destruction, mouvement.

Toutes ces opérations permettent en complément du scellement par signature électronique d’horodater par un tiers extérieur horodateur les éléments de preuves générés par le SAE. 

Pour compléter, lire : Du tiers Archiveur NF461 au prestataire de service d’archivage électronique qualifié eIDAS | Spark Archives (spark-archives.com) 

Ergonomie 

On se rappelle les changements importants d’Ajanta avec une ergonomie renouvelée. Ces travaux se poursuivent au fil des releases pour que l’utilisation de l’application en soit facilitée, fluidifiée.  

On notera l’intégration visuelle de critères de recherche avancée afin que l’utilisateur puisse mieux appréhender les résultats de sa recherche, une amélioration des facettes graphiques, l’amélioration des fonctions liées à la recherche par pertinence et par similarité. 

Côté navigation, des changements significatifs de manière à accéder plus simplement aux différents objets (versement, archives, document physique, contenant, document électronique,) tout en conservant un espace de travail maximisé. Des liens de navigation permettent d’accéder plus simplement aux référentiels tels que les services, le plan de classement, les utilisateurs, les formats, les règles de conservation sans avoir à naviguer dans le menu. 

L’aide contextuelle sur les différentes métadonnées est administrable fonctionnellement et permet à l’utilisateur d’identifier plus rapidement ce qui est attendu de lui. 

Personnalisation et thèmes 

La gestion des thèmes a été élargie. Désormais, on peut personnaliser les couleurs à la fois parmi une palette existante mais également en créant sa propre palette, changer son logo, sa fav icone par filiale par exemple de manière à ce que les différentes filiales d’un groupe puissent bénéficier d’un environnement à la fois cloisonné en termes d’opérations archivistiques mais également en termes de « look and feel ». 

Evolutions techniques 

Les évolutions techniques s’effectuent lors de la 1ère release et intègre notamment la mise à jour des composants tiers (Java, Tomcat, ElasticSearch, RabbitMQ, Oracle, PostgreSQL, Aspose, Clamav…).

Côté navigateur, on supporte Chrome, Edge Chromium et Firefox.

Haute disponibilité pour la brique Messaging/RabbitMQ 

Suite à ces évolutions de la « stack technique » ont pu être mises en place avec une architecture complètement sécurisée (TLS) avec chiffrement inter-nœud de haute disponibilité pour RabbitMQ. Cette architecture est automatisée dans son déploiement et la santé du cluster est remontée dans un écran de diagnostic pour assurer un meilleur suivi. 

Améliorations des performances 

Avec l’augmentation croissante des volumétries gérées par l’application, un travail itératif release après release est effectué en termes de performances. Des travaux ont été menés avec des outils tels que Cypress et la suite Kibana (suite ELK) afin d’analyser, mesurer (métriques associées) et améliorer le rendu individuel de chaque page de l’application 

Des travaux significatifs ont également été mis en place pour les imports à la fois en termes de volumétrie unitaire (prise en charge de fichier de 5 Go) et de traitement des imports et des flux à travers INGEST. 

Diagnostic et état de santé des principaux composant 

L’écran de diagnostic qui permet de suivre l’état de santé des principales briques techniques (Elastic Search, RabbitMQ, magasin électroniques, convertisseur, serveur mail, caches, base de données…) a été enrichi de manière à permettre de vérifier le certificat de scellement électronique et notamment de se prémunir de son obsolescence. 

Antivirus et vérification des données en entrée 

Attendu de longue dates, l’antivirus « serveur » Clamav a été intégré car c’est un besoin redondant identifié côté utilisateur, cela fait partie des bonnes pratiques en cas d’audit et il s’agit d’un attendu de la norme NF Z42-013 :2020. 

On notera un intérêt accru pour les environnements hébergés. Dans ce contexte, tous les fichiers sont analysés avant de rentrer dans le SAE. L’installation de cet antivirus est automatisée. 

Amélioration de l’automatisation de l’installation de l’application 

Des améliorations significatives sont effectuées afin de simplifier l’automatisation de l’installation de tous les composants nécessaires au bon fonctionnement de l’application.

Extension de la couverture Web Services 

L’API de Spark Archives est publique depuis de nombreuses années. Chaque release de l’application est l’occasion d’enrichir le spectre des API WS. Dans Cuzco, c’est l’API de demande d’audit qui est désormais disponible. 

Extension de la conversion et migration de format 

La brique de conversion fonctionne avec ASPOSE et a été enrichie de manière à permettre une couverture fonctionnelle plus large en termes de format bureautiques en prenant en compte dorénavant un certain nombre de format Images, Excel et Powerpoint. Cette extension nous permet dorénavant de couvrir les principaux besoins en termes de conversion bureautiques. 

L’export/import de paramétrage 

Dans le souci de simplifier et d’autonomiser nos clients, la fonction d’export/import de paramétrage permet à un administrateur fonctionnel d’être autonome en termes d’évolutions du paramétrage de son instance applicative. Une fois ce paramétrage complémentaire effectué après avoir suivi une formation ad hoc, il est en capacité d’exporter son paramétrage de son environnement de recette pour l’intégrer dans son environnement de production. Bien entendu, nous restons à votre écoute pour effectuer ces compléments de paramétrage fonctionnels. 

On le voit les releases Cuzco amènent un certain nombre de fonctionnalités et d’évolutions techniques majeures. 

N’hésitez pas à revenir vers nous pour des compléments d’informations.

On notera également la mise en place d’un « Lab Innovation » qui nous a permis de travailler sur la copie fiable et les vracs numériques. 

Herwann PERRIN 
Responsable Produit Spark Archives