Intégration SAE et Numérisation de documents

Il existe 3 stades dans la numérisation de documents répondant chacun à un besoin particulier.

Stade 1 : Numérisation de documents, dite simple

A cette étape, le besoin principalement couvert concerne la production de copie à des fins de sauvegarde ou d’accessibilité. Cette action est accessible depuis toute personne équipée d’un outil de scan (MFP, scanner, …).
Comme son nom l’indique, la prestation réalisée est considérée comme simple et apporte une valeur ajoutée minime au document.

Stade 2 : Numérisation fidèle de documents

La notion de numérisation fidèle a sa place au sein du Code Civil depuis quelques années. Et ce, même en amont de l’ordonnance du 10 février 2016, embarquant une évolution importante quant au régime de la preuve électronique.
Cette pratique permet de proposer au titre de preuve une copie numérique au même titre que l’original papier tant que certains critères sont respectés, dont entre autres :

• Identification de la personne dont émane le document
• Documentation de la pratique de numérisation (Convention de numérisation)
• Contrôle qualité sur l’ensemble de la chaine

L’intérêt de ce type de prestation est de pouvoir à tout moment, s’appuyer sur la copie numérique d’un document pour justifier au titre de preuve d’un élément particulier devant la juridiction concernée en cas de litige.

Stade 3 : Copie fiable

Toujours dans l’idée de mieux cadrer ces pratiques et sous l’impulsion de certaines avancées, la norme NF Z42-026 a été publiée par l’AFNOR en mai 2017 afin de cadrer les pratiques sur le marché.
L’évolution principale et fondamentale liée à cette ordonnance est la capacité à faire reposer la force probatoire d’un document sur la seule copie issue de la numérisation fidèle tant que son intégrité est assurée. Ce qui signifie que la suppression de l’original est devenue possible.
Pouvoir assurer cette intégrité est la promesse tenue par notre solution.